Datenschutzhinweise für Mietinteressenten und Mieter für
das Studentische Wohnen im W27 Heilbronn
Stand
05/2022
Deine
personenbezogenen Daten erheben wir grundsätzlich bei dir selbst. Als
gesetzliche Grundlage dient insbesondere die EU-Datenschutz-Grundverordnung
(DSGVO).
1. Verantwortlicher i.S.d. Art. 4 Ziff. 7 DSGVO
Für
die nachfolgend dargestellten Datenverarbeitungen Verantwortlicher i.S.d. Art.
4 Ziff. 7 DSGVO ist die:
Schwarz Campus Service
GmbH & Co. KG
Stiftsbergstraße 1
74172 Neckarsulm
E-Mail:
w27@mail.schwarz
2. Bewerbung für ein Apartment
2.1. Zwecke und Rechtsgrundlage der
Datenverarbeitung
2.1.1. Pflichtangaben,
welche du während des Bewerbungsprozesses machen musst:
Wenn du dich für eines unserer
Apartments bewirbst verarbeiten wir u. a. deine Stammdaten, wie Name, Vorname
und Geburtsdatum, deine Adress- und Kontaktdaten sowie deine CampusCard ID,
falls du eine solche besitzt, auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.
Die Verarbeitung erfolgt damit wir deine Bewerbung bearbeiten sowie ein
möglicherweise daraus entstehendes Mietverhältnis vorbereiten können.
Des Weiteren verarbeiten wir
u. a. dein Ausweisdokument, wie z. B. den Personalausweis oder Reisepass, Angaben
zu deinem Immatrikulationsstatus (bei Studenten), Angaben zu deinem
Berufsstand, deiner Staatsangehörigkeit und, wenn du nicht die
Staatsangehörigkeit eines EU-Staates besitzt, deinem Visum auf Grundlage des
Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin dich
eindeutig zu identifizieren bzw. deine Berechtigung für einen Apartmentplatz zu
prüfen.
Ebenfalls auf Grundlage des
Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO verarbeiten wir deinen Nutzernamen (= deine
Mailadresse) sowie dein gewähltes Passwort, um dir einen Zugang zu unserem Online-Portal
für die Verwaltung deiner (Mieter-) Daten bereitzustellen.
Auf Grundlage des Art. 6 Abs.
1 lit. b) DSGVO verarbeiten wir zudem Angaben zu Verwandtschaftsverhältnissen
und Erziehungsberechtigten, wenn eine Bewerbung im Namen eines oder mehrerer
Erziehungsberechtigten für einen minderjährigen Studenten erfolgt oder eine Einwilligung
des oder der Erziehungsberechtigten hinterlegt wird. Bei diesen Angaben handelt
es sich nur um Pflichtangaben, wenn du minderjährig bist.
2.1.2. Freiwillige
Angaben, welche du während des Bewerbungsprozesses machen kannst:
Soweit du dich für ein
behindertengerechtes Apartment bewirbst, verarbeiten wir mit deiner
Einwilligung Angaben zu deiner Behinderung bzw. deinem Behindertenausweis
(Gesundheitsdaten), um zu prüfen, ob du berechtigt bist ein solches Apartment
zu mieten. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage des Art. 9 Abs. 2 lit. a)
DSGVO.
Wenn Du dich im
Bewerbungsprozess dazu entscheidest uns einen Gehaltsnachweis und / oder eine
Mietschuldenfreiheitsbescheinigung zu übermitteln, verarbeiten wir diese Daten auf
Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht
darin deine Zahlungszuverlässigkeit und
-fähigkeit festzustellen.
2.1.3. Technisch
bedingte Datenverarbeitungen:
Auf Grundlage des Art. 6 Abs.
1 lit. f) DSGVO protokollieren wir zudem deine An- und Abmeldungen in unserem
Online-Portal zur Mieterverwaltung. Unser berechtigtes Interesse liegt dabei
darin im Falle eines Ausfalls oder einer Fehlfunktion des Systems
nachvollziehen zu können, durch wen dieses genutzt wurde und ob diese Nutzung
ggf. zu einer Fehlfunktion geführt hat.
2.2. Empfänger/Kategorien von Empfängern
Die von dir im
Bewerbungsprozess angegebenen Daten und hochgeladenen Dokumente können im
Ausnahmefall, z. B. bei technischen Supportleistungen, für die REOS GmbH, Amsinckstraße
28, 20097 Hamburg zugänglich sein, da diese technischer Anbieter des
Online-Portals ist, über welches deine Bewerbung erfolgt und auf welchem deine
Daten abgespeichert werden.
Deine
personenbezogenen Daten können der Schwarz IT KG, Stiftsbergstraße 1, 74172
Neckarsulm zugänglich sein, da diese in unserem Auftrag ebenfalls
Supportleistungen für das Online-Portal erbringt.
Anlassbezogen können deine
Daten im erforderlichen Umfang an weitere Empfänger übermittelt werden, soweit
diese in unserem Auftrag Leistungen erbringen und hierfür deine Daten
verarbeiten müssen.
2.3. Pflicht zur Bereitstellung deiner Daten
Du
bist weder gesetzlich noch vertraglich verpflichtet uns personenbezogene Daten
für deine Bewerbung zur Verfügung zu stellen. Solltest du uns gegenüber keine
entsprechenden Angaben machen, werden wir deine Bewerbung jedoch nicht
bearbeiten können und ablehnen.
2.4. Speicherdauer
Die von dir im
Bewerbungsprozess angegebenen bzw. übermittelten personenbezogenen Daten löschen
wir, für den Fall, dass wir deine Bewerbung ablehnen, spätestens nach Ablauf
von 12 Monaten seit deiner letzten Aktivität im REOS-Portal.
Die von dir hochgeladenen
Dokumente/Unterlagen werden gelöscht, nachdem wir dir die Ablehnung mitgeteilt
haben.
Dein im Bewerbungsprozess
hochgeladenes Ausweisdokument sowie dein ggf. hochgeladenes Visum löschen wir
unverzüglich, nachdem wir deine Identität bzw. deine Aufenthaltsberechtigung
geprüft haben.
Sollte deine Bewerbung
erfolgreich sein und wir gehen mit dir ein Mietverhältnis ein, speichern wir die
entsprechenden Daten ab dem Ende des Mietverhältnisses für eine Dauer von bis
zu 12 Jahren.
Protokolldaten für die Nutzung
des Online-Portals zur Mieterverwaltung werden 7 Tagen nach der jeweiligen
Nutzung gelöscht.
3. Miete eines Apartments
3.1. Zwecke und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Wenn
du eines unserer Apartments mietest verarbeiten wir u. a. deine Stammdaten, wie
Name und Geburtsdatum, deine Adress- und Kontaktdaten, deine Zahlungsdaten,
deine Unterschrift, Angaben zu Mietbeginn und -ende sowie Angaben zu deiner
Warmmiete bzw. Pauschalmiete, Angaben zu deinem Immatrikulationsstatus (bei
Studenten) sowie die ID deiner CampusCard auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit.
b) DSGVO. Die Verarbeitung erfolgt damit wir das mit dir bestehende
Mietverhältnis durchführen bzw. abrechnen können.
Zudem gibst Du auf dem
Stammdatenblatt zum Mietvertrag deine Zahlungsdaten an. In diesem Fall
verarbeiten wir die Daten auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, um dir
nach dem Ende eines möglichen Mietverhältnisses deine Kaution wieder auszahlen
zu können.
Auf
der genannten Grundlage verarbeiten wir zudem Angaben zu der von dir für den
Internetzugang genutzten Hardware (MAC-Adresse), der IP-Adresse sowie deinen
für den Zugang verwendeten Nutzernamen sowie dein gewähltes Passwort, um dir
eine entsprechende Internetverbindung mittels W-Lan bzw. Lan zur Verfügung zu
stellen.
Auf
Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO verarbeiten wir deine Stammdaten
(Name, Vorname), deine Apartmentnummer sowie Kontaktdaten (Telefonnummer), um
dich zu kontaktieren. Unser berechtigtes Interesse besteht darin im Rahmen der
ordentlichen Verwaltung des Objektes, insbesondere bei Notfällen, mit dir
Kontakt aufnehmen zu können.
Auf
der genannten Grundlage verarbeiten wir zudem Informationen, wann die Internetverbindung durch dich
verwendet wurde und wie viele Daten dabei übertragen wurden. Diese Daten der
Nutzer werden aggregiert (zusammengefasst), sodass sie keinem einzelnen Nutzer
mehr zugeordnet werden können und werden durch uns für statistische Zwecke
genutzt (z. B. Anzahl Benutzer pro Tag und Gesamtzahlen über Up- und Download
aller Benutzer im vergangenen Monat), um die Funktionsfähigkeit des Netzwerks
aufrechtzuerhalten und ausreichend Bandbreite zur Verfügung stellen zu können.
Auf
Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO verarbeiten wir deinen
Nutzernamen (= deine Mailadresse) sowie dein gewähltes Passwort, um dir
einen Zugang zu unserem Online-Portal für die Verwaltung deiner (Mieter-) Daten
bereitzustellen.
Auf
Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO protokollieren wir zudem deine An-
und Abmeldungen im Online-Portal zur Mieterverwaltung. Unser berechtigtes
Interesse liegt dabei darin, im Falle eines Ausfalls oder einer Fehlfunktion
des Systems nachvollziehen zu können, durch wen dieses genutzt wurde und ob
diese Nutzung ggf. zu einer Fehlfunktion geführt hat.
3.2. Empfänger/Kategorien von Empfängern
Deine Stammdaten (Name,
Vorname), Adressdaten für dein Apartment sowie Kontaktdaten (Telefon und
E-Mail) und Schadensmeldungen werden anlassbezogen im erforderlichen Umfang an von
uns beauftragte Dienstleistungsunternehmen übermittelt, damit diese mögliche
von uns oder dir in deinem Apartment festgestellte Schäden beheben und
Reparaturarbeiten durchführen.
Um dir eine Internetverbindung
mittels W-Lan und Lan zur Verfügung zu stellen, übermitteln wir deine
Stammdaten (Name, Vorname), Angaben zu der von dir genutzten Hardware
(MAC-Adresse), die Zeiten deiner An- und Abmeldung im Netzwerk, die Menge
deines übertragenen Datenvolumens, deine IP-Adresse sowie deinen Benutzername
und Passwort für das Netzwerk an die FREDERIX Hotspot GmbH, Oskar-Winter-Straße
9, 30161 Hannover, welche in unserem Auftrag Teile der Infrastruktur sowie das
Internet bereitstellt und entsprechenden Support erbringt. Diese Daten können
zudem der Schwarz IT KG, Stiftsbergstraße 1, 74172 Neckarsulm zugänglich sein, welche
in unserem Auftrag ebenfalls Teile der Infrastruktur betreibt und entsprechende
Supportleistungen erbringt.
Um deine Daten innerhalb der
digitalen Klingelanlage für das Wohnheim zu hinterlegen sowie dir Zugang zur
Briefkastenanlage zu ermöglichen, übermitteln wie deine Stammdaten (Name,
Vorname) und die Adresse deines Apartments an die Erwin Renz Metallwarenfabrik
GmbH & Co KG, Boschstraße 3, 71737 Kirchberg/Murr, welche die genannten
Anlagen in unserem Auftrag betreibt.
Wir übermitteln deine Stammdaten
(Name, Vorname), die Adresse deines Apartments sowie die ID deiner CampusCard zudem
an die IntraKey technologies GmbH, Wiener Straße 114-116, 01219 Dresden, da
diese in unserem Auftrag entsprechende Zutrittsberechtigungen der
CampusCard-Nutzer verwaltet und konfiguriert.
Für die Abrechnung deines
Mietverhältnisses, der Kaution sowie möglicher von dir verschuldeten
Reparaturkosten übermitteln wir deine Stammdaten (Name, Vorname, Mailadresse,
Telefonnummer), Adressdaten sowie Zahlungsdaten in erforderlichem Umfang an die
Schwarz KG, Rötelstraße 35, 74172 Neckarsulm, welche die Abrechnung in unserem
Auftrag vornimmt.
Anlassbezogen können deine
Daten im erforderlichen Umfang an weitere Empfänger übermittelt werden, soweit
diese in unserem Auftrag Leistungen erbringen und hierfür deine Daten
verarbeiten müssen.
3.3. Pflicht zur Bereitstellung deiner Daten
Durch
den Abschluss des Mietvertrages bist du verpflichtet uns die personenbezogenen
Daten von Dir zur Verfügung zu stellen, welche für uns erforderlich sind, um
eine ordnungsgemäße Durchführung und Abrechnung des Mietverhältnisses
sicherzustellen. Hierzu zählen insbesondere deine Stammdaten, Adressdaten, Kontaktdaten
und Zahlungsdaten. Solltest Du uns die benötigten Daten nicht zur Verfügung
stellen, können wir kein Mietverhältnis mit dir eingehen bzw. durchführen.
3.4. Speicherdauer
Deine personenbezogenen Daten
speichern wir ab dem Ende des Mietverhältnisses für eine Dauer von bis zu 12
Jahren.
Protokolldaten für die Nutzung
des Online-Portals zur Mieterverwaltung werden 7 Tagen nach der jeweiligen
Nutzung gelöscht.
Deine Zugangsdaten zum Online-Portal
(Nutzername und Passwort) werden zwei Jahre nach Mietende gelöscht.
4. Nutzung des Online-Portals zur
Mieterverwaltung
4.1. Protokolldateien
4.1.1. Zwecke und Rechtsgrundlage
der Datenverarbeitung
Bei
der Nutzung des Online-Portals werden Protokolldateien mit folgendem Inhalt
erzeugt:
· Der
Webseite, von der du unsere Seite aufrufst;
· Der
IP-Adresse;
· Dem
Zugriffsdatum und der Zugriffszeit;
· Der
Anfrage des Clients;
· Dem
http-Antwort-Code;
· Der
übertragenen Datenmenge;
· Der
Information über den von dir verwendeten Browser und das von dir verwendete
Betriebssystem.
Rechtsgrundlage für die
Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Das berechtigte Interesse
ergibt sich hierbei aus dem Schutz des Online-Portals und der Verhinderung von
missbräuchlichem bzw. betrügerischem Verhalten bei jedem Zugriff eines Nutzers
auf diese Webseite.
4.1.2. Empfänger/Kategorien von
Empfängern
Deine personenbezogenen Daten
können im Ausnahmefall, z. B. bei technischen Supportleistungen, für die REOS
GmbH, Amsinckstraße 28, 20097 Hamburg zugänglich sein, da diese technischer
Anbieter des Online-Portals ist, über welches die Verwaltung deines
Mietverhältnisses erfolgt.
4.1.3. Pflicht zur Bereitstellung
deiner Daten
Du bist weder vertraglich noch gesetzlich
verpflichtet uns personenbezogene Daten zur Verfügung zu stellen. Die genannten
Daten werden technisch bedingt jedoch verarbeitet sobald du unsere Seite
aufrufst. Wenn du uns die Daten nicht zur Verfügung stellen möchtest kannst du
unsere Webseite leider nicht nutzen.
4.1.4. Speicherdauer
Die Daten werden 7
Tagen nach der jeweiligen Nutzung gelöscht.
4.2. Einsatz von Cookies
Innerhalb
des Online-Portals kommen sogenannte „Cookies“ zum Einsatz. Cookies sind kleine
Textdateien, die beim Besuch dieser Webseite vom Web-Server an dein Endgerät
(PC, Notebook, Smartphone oder Tablett) gesendet und dort in dem von dir
verwendeten Internetbrowser gespeichert werden. Die zum Einsatz kommenden
Cookies können verschiedene Funktionen erfüllen.
Du
kannst deinen Browser so einstellen, dass er dich über die Platzierung von
Cookies informiert. So wird der Gebrauch von Cookies für dich transparent.
Zudem kannst du den Browser so einstellen, dass er generell keine Cookies
akzeptiert oder nur Cookies von einzelnen Anbietern ablehnt. Wir möchten dich
jedoch darauf hinweisen, dass hierdurch u. U. die Funktionalität dieser
Webseite beeinträchtigt sein kann.
4.2.1. Zwecke und Rechtsgrundlage
der Datenverarbeitung
Wir nutzen auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1
lit. f) DSGVO folgende Cookies, um die technische Verfügbarkeit und
Funktionalität unserer Seite sicherzustellen. Unserer berechtigtes Interesse
folgt aus den dargestellten Zwecken. Durch die Cookies wird eine Session-ID
generiert, die der Zuordnung der Session zum Benutzerdatensatz dient.
·
„XSRF-TOKEN“ zur Verifizierung von
Formularübertragungen
·
„reos_onboarding_session“ zur Zuordnung des
Browsers zum Benutzerdatensatz
·
„reos_tss_session“ zur Zuordnung des Browsers
zum Benutzerdatensatz bei Nutzung der TSS-App/TSS-Web
4.2.2. Empfänger/Kategorien von
Empfängern
Die von den Cookies
generierten Daten können im Ausnahmefall, z. B. bei technischen
Supportleistungen, für die REOS GmbH Amsinckstraße 28,
20097 Hamburg zugänglich sein, da diese technischer Anbieter des
Online-Portals ist, über welches die Verwaltung deines Mietverhältnisses
erfolgt.
4.2.3. Pflicht zur Bereitstellung
deiner Daten
4.2.4. Speicherdauer
Die
genannten Cookies werden für eine Dauer von zwei Stunden gesetzt.
5. Deine Betroffenenrechte
Du
hast das Recht, nach Art. 15 Abs. 1 DSGVO auf Antrag unentgeltlich Auskunft
über die zu deiner Person gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten.
Zusätzlich
hast du bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen ein Recht auf
Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO) und Einschränkung der
Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) deiner personenbezogenen Daten.
Sofern
die Datenverarbeitung auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. e) oder lit. f)
DSGVO beruht, steht dir nach Art. 21 DSGVO ein Widerspruchsrecht zu. Soweit du
einer Datenverarbeitung widersprichst, unterbleibt diese zukünftig, es sei
denn, der Verantwortliche kann zwingende schutzwürdige Gründe für die weitere
Verarbeitung nachweisen, die das Interesse des Betroffenen am Widerspruch
überwiegen.
Sofern
du selbst die verarbeiteten Daten zur Verfügung gestellt hast, steht dir ein
Recht auf Datenübertragung nach Art. 20 DSGVO zu.
Sofern
die Datenverarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit.
a) oder Art. 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO beruht, kannst du die Einwilligung
jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit
der bisherigen Verarbeitung berührt wird.
Wende
dich bitte in den zuvor genannten Fällen, bei offenen Fragen oder im Falle von
Beschwerden schriftlich oder per E-Mail an den Datenschutzbeauftragten. Zudem
steht dir ein Recht zur Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu.
Zuständig ist die Datenschutz-Aufsichtsbehörde des Bundeslandes, in dem du
wohnst oder in dem der Verantwortliche seinen Sitz hat.
6. Kontakt Datenschutzbeauftragter
Solltest
du weitere Fragen zur Verarbeitung deiner Daten oder zur Ausübung deiner Rechte
haben, kannst du dich an den zuständigen Datenschutzbeauftragten beim
Verantwortlichen wenden:
Schwarz Campus Service
GmbH & Co. KG
Datenschutzbeauftragter
Stiftsbergstraße 1
74172 Neckarsulm
E-Mail: datenschutz@mail.schwarz